30 MENIT MENGAMBIL KEPUTUSAN TEPAT

Jane Smith. Penerbit : PT. Elex Media Komputindo (th 2002)

Pentingnya Mengenali dan Mengambil Keputusan.

Sebagai manusia yang tumbuh di tengah interaksi social, bergelut dengan berbagai aktivitas kehidupan pribadi atau pekerjaan dengan standar kualitas tertentu, adalah sebuah kewajaran apabila kita sering menjumpai beragam pemasalahan, mulai dari yang paling sederhana/ ringan hingga yang problematic/ kompleks. Lalu masalah yang sifatnya rutin hingga insidental dan sebagainya. Tepat tidaknya keputusan yang kita ambil akan sangat mempengaruhi kelangsungan organisasi, efektifitas kerja, hubungan dengan rekan, suasana hati, karir organisasi atau pekerjaan hingga besar kecilnya permasalahan yang akan kita temukan sebagai bagian dari konsekuensi keputusan itu sendiri. Buku ini memberikan gambaran mengenai beberapa pendekatan strategis dan teknis bagaimana cara menetapkan keputusan yang efektif efisien serta menekan resiko serendah-rendahnya. Check this one out !

Keputusan menurut metode pendekatan dan ruang lingkupnya dapat dibagi menjadi :

1. Keputusan Operasional. Biasanya lebih bersifat teknis dan menyangkut fungsi tim, divisi/ departemen organisasi atau peran spesifik tertentu sehari-hari. Masalah yang kita hadapi di sini merupakan jabaran/ turunan dari strategi tertentu yang lebih besar.
2. Keputusan Strategis. Lebih menyangkut fungsi dan tujuan organisasi secara keseluruhan yang berdampak pada kinerja/ kebijakan terhadap unit-unit kerja yang lebih kecil. Adanya penyesuaian antara lingkungan organisasi dan kapabilitas sumber daya yang dimiliki.
3. Keputusan yang diprogram. Memiliki Standart Operating Procedure yang jelas, bersifat repetitif (berulang), resiko tak begitu besar dan mudah didelegasikan.
4. Keputusan yang tidak diprogram. Merupakan kebalikan dari keputusan yang diprogram. Suasananya tidak lazim dan terdapat banyak haluan tindakan yang mungkin. Jadi diperlukan pendekatan tertentu oleh orang-orang yang khusus dipersiapkan untuk itu.

Komitmen/ semangat kita terhadap tindakan sangat dipengaruhi efektivitas keputusan yang memicu proses mengubah aspirasi dan sasaran menjadi kenyataan. Riset menunjukkan bahwa para manajer yang sukses adalah yang dapat mengambil keputusan dengan cepat karena mereka kenal masalahnya, paham nilai dan tujuan mereka.

Gaya-gaya Pengambilan Keputusan

Inti dari upaya pengambilan keputusan adalah tentang kapan dan bagaimana keputusan itu diambil serta siapa yang akan menentukan dan mengeksekusinya.

Pendekatan pengambilan Keputusan :

1. Pendekatan Otoriter. Wewenang sepenuhnya ada di tangan manajer dan disampaikan langsung ke lini dibawahnya untuk dieksesusi. Keputusan memang cepat dihasilakn dan tim bebas mengalokasikan waktunya untuk tugas lain. Tapi potensi dan kreativitas tim tak sepenuhnya digunalan disini dan tim merasa kurang memiliki keterikatan.
2. Pendekatan Demokratis/ Partisipatif. Adanya tanggung jawab bersama antara manajer dan tim dalam pengambilannya. Namun seringkali pendekatan ini cenderung lebih lambat dan kurang praktis.
3. Pendekatan Berpikir. Kita butuh waktu untuk mendalami masalah. Namun adanya penghalang seperti keterlibatan emosi pribadi, sempitnya cara pandang, kurangnya waktu dan tekanan membuat kita membutuhkan berbagai masukan dan ide dari orang lain. Seringkali kita mendapatkan perspektif baru tentang masalah dari diskusi dengan orang lain dari orang yang ahli atau di luar masalah.
4. Pendekatan intuitif. Insting atau `gut feeling seringkali memberikan kita pengertian yang belum tentu bisa dijelaskan secara rasional. Tentunya hikmat intuitif harus didukung oleh kapasitas intelektual kita.

Apapun jenis pendekatannya, pada dasarnya dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi masalah, kebutuhan, tim dan lainnya. Tidak ada benar dan salah. Yang ada berhasil atau belum berhasil.

Langkah-langkah Utama Dalam Pengambilan Keputusan

Sebuah pendekatan yang sistematis :

1. Menetapkan tujuan-tujuan. Definisikan maksud/ latar belakang dari keputusan dan apa hasil atau sasaran yang akan dicapai. Kita harus menyesuaikannya dengan tujuan hidup pribadi atau tujuan besar organisasi/tim kita sebagai tujuan jangka panjang dan tujuan-tujuan langsung yang ingin dicapai dengan diambilnya keputusan tersebut dalam jangka pendek. Tentu kita harus paham jenis keputusan yang akan kita ambil (strategis atau operasional). Manfaat langkah ini yakni kita dapat :
   1. Melihat amasalah dari perspektif yang luas
   2. Berhenti doisimpangkan oleh tujuan dan usaha-usaha yang tidak relevan/ produktif
   3. Kita memiliki fokus

1. Mengumpulkan informasi internal, eksternal, dan informasi yang dikeluarkan organisasi ke luar. Informasi yang didapatkan seharusnya :
   1. Relevan dengan konteks/ kebutuhan masalahnya,
   2. Disampaikan dengan rincian yang sesuai (rincian yang lebih banyak biasanya pada kep.operasional)
   3. Akurat
   4. Lengkap. Sifatnya relatif, karena jangan sampai dengan dalih belum lengkapnya info kita menunda-nunda keputusan.
   5. Tepat pada waktunya. Informasi kita butuhkan bukan pada saat keputusan sudah diambil. Jangan menunggu sampai lengkap tapi deadline sudah terlewati. Sederhananya kita dapat melengkapi pertanyaan 5W+1H untuk mendapat informasi tersebut.

3. Mengidentifikasi pilihan-pilihan alternatif.

a. Membuat daftar pilihan yang mungkin dan terbuka serta kita sanggup menentukan kriteria spesifik dari pilihan tersebut. Lalu cocokkan dengan kriteria keputusan. Ingat bahwa waktu yang kita miliki terbatas. Uji kendala-kendalanya dan jangan membuat asumsi yang tidak perlu. Dobrak stagnasi berpikir dan keluarlah dari status quo.

b. Pendekatan kreatif. Kuncinya imajinasi. Kita harus dapat meilhat masalah dengan perspektif yang berbeda (dari depan, samping, belakang, serong, atas, bawah atau terbalik) serta berani menemukan cara-cara baru. Kreativitas dapat dibangkitkan dan dapat didekati secara rasional (tidak harus gila). Berikut ini teknik pengambilan keputusan secara kreatif:

1. Brainstorming. Gagasannya adalah melanggar cetakan berpikir yang lazim (sudah memiliki batas-batas tertentu). Urutannya :

a. Masalah disampaikan dengan detail dan lengkap

b. Peserta dipersilakan mengajukan ide-ide dengan bebas dan leluasa yang berhubungan dengan masalah.

c. Tidak ada interupsi atau kritik.

d. Juru tulis mencatat dengan tepat apa yang disampaikan

e. Setelah selesai, semua ide/ pilihan dapat dikelompokkan dan dievaluasi. Mana yang memungkinkan dan tidak relevan dengan masalah atau kemampuan kita. Ide-ide gila penting guna membuka pemahaman, atau cara baru yang selama ini terlewatkan.

2. Penulisan ide-ide. Perbedaannya dengan brainstorming yaitu kali ini peserta menuliskan secara pribadi ide-idenya tanpa dimasukkan dalam daftar bersama.

3. Mind Maps (by Tony Buzan)-Peta pikiran. Idenya terbangun dari pentingnya penggunaan warna, citra dan kata-kata kunci untuk penggabungan ide-ide dimana otak kiri dan kanan dapat disinergikan. Langkah-langkahnya :

a. Kreator mulai dengan gambar dan warna yang mewakili topik utama

b. Lalu menuliskan tema-tema utama yang berhubungan dengan topic sentral dengan gari2 bercabang

c. Sterusnya tiap tema dibreak down dengan tingkat pikiran kedua melalui kata dan citra berikutnya.

4. Berpikir lateral.

a. Memeriksa asumsi.

b. Enam topi berpikir. Topi putih (berhubungan dengan fokus informasi dan data), topi hitam (kehati-hatian dan sikap kritis), topi biru (sistematika berpikir), topi merah (emosi dan intuisi), topi hijau (kreativitas), dan topi kuning (optimisme dan sikap positif).

4. Memilih pilihan diantara berbagai alternatif.

a. Mengevaluasi pilihan-pilihan. Kriteria yang umum digunakan adalah :

1. Kelayakan. Apa keterampilan yang dituntut dalam implementasinya dan

sejauh mana kapasitas (sumber daya) yang kita miliki.

2. Penerimaan. Kesesuaian dengan tujuan keputusan berarti penerimaan

yang baik.

3. Resiko

4. Persepsi pribadi. Dipengaruhi oleh tingkat inteketualitas dan pengalaman,

nilai/kepercayaan, kepribadian dan minat serta aspirasi dan pengharapan

kita.

5. Nilai-nilai organisasi.

b. Menyeleksi pilihan-pilihan terbaik. Dapat dilakukan dengan membuat

daftar keuntungan dan kerugian pilihan-pilihan tersebut lalu

membandingkannya, melakukan konsensus bersama dan negosiasi sebagai

bentuk kompromi agar dihasilkan win-win solution. Apabila mufakat sulit

dihasilkan, maka biasanya dilakukan voting atau pemungutan suara

terbanyak. Sebelum keputusan diambil kita harus benar-benar yakin dan

siap dengan jawaban-jawaban, atau strategi tertentu guna menghadapi

resiko yang mungkin muncul.

c. Merealisasikan dan Memonitor Keputusan. Kita akan mengetahui seberapa

efektif keputusan kita dan memperlihatkan tingkat keseriusan kita.

Kemudian kita dapat mengetahui dan mempelajari konsekuensi yang tidak

terduga dan dapat segera belajar dari kesalahan. Terakhir, dengan

seringnya dilakukan evaluasi maka kita dapat segera melakukan treatmen

tertentu sebagai tindakan proaktif dan preventif guna menghindari

kesalahan yang lebih besar dan hasil yang lebih maksimal.

Berikut checklist yang dapat dijadikan panduan guna mengambil keputusan :

1.Identifikasikan tujuan-tujuan keseluruhan Anda dan maksud keputusan.

2.Biasakan berpikir keras

3.Jangan takut menggunakan intuisi

4.Sediakan waktu untuk memperoleh informasi berkualitas dan waktu untuk

mengatasinya

5.Bedakan antara keputusan yang urgen dan yang penting

6.Libatkan sebanyak mungkin orang dan gunakan keahlian mereka

7.Susun dan evaluasikan pilihan-pilihan Anda

8.Gunakan semua sumber daya yang memungkinkan ada pada Anda

9.Gunakan imajinasi

10. Belajar dari kesalahan

11. Ambil keputusan sesering mungkin agar dapat terbiasa dan mahir.

Selamat Mencoba !